Assistant/Assistante de Pôle – Mission périscolaire Toulouse (31)
JOB DETAIL
Contexte du poste
Rattaché(e) à la direction de la mission périscolaire de Toulouse, et en lien étroit avec les coordinateurs et directeurs de CLAE (Centres de Loisirs Associés à l’École), vous contribuez activement à garantir la continuité de service sur les 28 structures toulousaines.
Vous assurez la gestion, la planification et l’affectation des animateurs et directeurs multisites afin de répondre aux besoins quotidiens des structures dans le respect des règles d’encadrement et des obligations réglementaires.
Missions principales
Votre mission principale consiste à organiser et sécuriser la continuité de service des CLAE en assurant une gestion optimale des ressources humaines multisites.
Au quotidien, vous serez notamment chargé(e) de :
- Analyser les besoins en personnel des différentes structures, en tenant compte des absences des équipes fixes (animateurs et directeurs) ;
- Planifier et organiser les remplacements en mobilisant les personnels multisites ;
- Assurer une répartition optimale des ressources selon les priorités des structures et les contraintes réglementaires (taux d’encadrement) ;
- Être l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des équipes pour toute question liée aux affectations ;
- Mettre à jour et suivre les outils de gestion (plannings, tableaux de suivi, logiciel de gestion du temps, etc.) ;
- Veiller au respect des obligations réglementaires en matière d’encadrement.
Activités complémentaires
En lien étroit avec les coordinateurs du pôle Toulouse et les directeurs d’accueil périscolaire, vous serez également en charge de :
- Recueillir, centraliser et vérifier les absences déclarées dans le logiciel de gestion du temps des salariés multisites ;
- Garantir la qualité et la fiabilité des données saisies ;
- Rechercher et organiser les solutions de remplacement en fonction des ressources disponibles (animateurs volants, intérim, etc.) ;
- Arbitrer les situations complexes en lien avec les coordinateurs de secteur ;
- Produire, enregistrer et diffuser quotidiennement le récapitulatif des affectations aux coordinateurs, directeurs, service RH et salariés concernés ;
- Contrôler les variables de temps (horaires, reliquats, temps de formation, etc.) des personnels multisites.
Gestion administrative
Dans le respect des procédures internes, vous assurez également :
- La mise à jour du logiciel de gestion des temps (vérification des horaires, modifications des affectations) ;
- Le suivi administratif du personnel multisites ;
- La saisie des formulaires d’embauche après validation des coordinateurs de secteur ;
- La collecte et la transmission des besoins en intérimaires à la Direction du pôle Toulouse ;
- Le contrôle des feuilles de suivi des heures des salariés multisites ;
- La vérification des saisies effectuées par les directeurs de structures et le lien avec le service RH.
Profil recherché
- Formation niveau Bac +2
- Rigueur, organisation et sens des priorités ;
- Capacité à gérer des situations urgentes et à prendre des décisions rapides ;
- Aisance relationnelle et aptitude au travail en réseau avec de multiples interlocuteurs ;
- Maîtrise des outils de planification et de suivi (tableaux de bord, logiciels RH) ;
- Connaissance du secteur périscolaire ou des collectivités territoriales appréciée.
Compétences attendues
- Gestion de planning et optimisation des ressources humaines ;
- Suivi administratif et rigueur dans la gestion des données ;
- Capacité d’analyse et de synthèse ;
- Réactivité et adaptabilité.
Conditions du poste
- Poste basé à Toulouse
- Travail en lien quotidien avec les équipes de terrain et les services support
- Organisation nécessitant réactivité et disponibilité
